Wydział Organizycjny

ul. Rynek 1
Naczelnik: Arkadiusz Binek

tel. 46 834-51-10, e-mail: a.binek@um.skierniewice.pl

Wydział Organizacyjny zapewnia organizacyjną obsługę Kierownictwa urzędu, opracowuje projekty regulaminu organizacyjnego i innych wewnętrznych unormowań prawnych, administruje systemami komputerowymi, bazami danych, prowadzi centralne rejestry zarządzeń, upoważnień i skarg, wykonuje czynności związane z przeprowadzeniem wyborów, referendów, spisów powszechnych, organizuje obsługę prawną Urzędu oraz sprawy kadrowe, szkoleń, funduszu świadczeń socjalnych pracowników urzędu, zabezpiecza potrzeby urzędu w zakresie lokali biurowych, poligrafii, łączności i materiałów biurowych, a w szczególności do zadań Wydziału należy:

W zakresie spraw organizacyjnych:

• zapewnienie właściwej organizacji pracy Prezydenta,
• obsługa sekretariatu Prezydenta i Zastępców,
• obsługa kolegium Prezydenta,
• sporządzanie protokołów z posiedzeń kolegium,
• gromadzenie protokołów i materiałów z rozpatrzenia wniosków do Prezydenta,
• sporządzanie informacji o pracy Prezydenta w okresie między sesjami Rady,
• czuwanie nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji,
• opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy Urzędu, regulaminu wynagradzania oraz ich aktualizacja,
• wykonywanie prac związanych z ogłoszeniem referendum gminnego, konsultacji społecznych, wyborów organów pomocniczych gminy oraz spisów powszechnych i rolnych,
• wykonywanie w zleconym zakresie prac związanych z wyborami: naczelnych organów Państwa (Sejmu, Senatu, Prezydenta RP), samorządowych i bezpośrednich wyborów Prezydenta, przedstawiciela do Izby Rolniczej,
• nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie,
• realizowanie zadań dotyczących organizacji i załatwiania skarg i wniosków mieszkańców oraz petycji,
• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie udzielania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej,
• prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru kandydatów na członków rad nadzorczych w spółkach komunalnych,
• gromadzenie zbioru aktów notarialnych i statutów spółek komunalnych oraz statutów i regulaminów jednostek organizacyjnych Miasta,
• prowadzenie centralnych rejestrów:

• zarządzeń Prezydenta,
• upoważnień i pełnomocnictw,
• skarg i wniosków,
• petycji,

• prowadzenie dokumentacji wynikającej z członkostwa Miasta w stowarzyszeniach gmin i związkach międzygminnych,
• prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem zaleceń pokontrolnych i wniosków wynikających z kontroli problemowych i kompleksowych Miasta,
• przekazywanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie dotyczącym zadań realizowanych przez Wydział,
• przygotowywanie informacji, opracowań, ankiet, analiz w zakresie zleconym przez Prezydenta,
• sporządzanie rocznego planu potrzeb w zakresie wykonywania prac społecznie użytecznych,
• prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu i uprawnionych członków ich rodzin oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników Urzędu,
• realizacja zadań z zakresu służby ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy,
• prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem systemu komputerowego Urzędu, łącznie z aktualizacją oprogramowania, modernizacją sprzętu, zapewnieniem bezpieczeństwa systemów sieciowych oraz bieżącą obsługą systemu,
• nadzór nad systemami i programami informatycznymi urzędu,
• wykonywanie innych prac związanych z informatyczną działalnością Urzędu,
• organizowanie zadań urzędu wynikających z ustawy o podpisie elektronicznym, o informatyzacji, działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• administrowanie biuletynem informacji publicznej,
• przyjmowanie oświadczeń majątkowych.

 W zakresie obsługi prawnej:

• obsługa prawna Prezydenta i Rady oraz doradztwo prawne na rzecz Pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Miasta, nie posiadających własnej obsługi prawnej,
• uczestniczenie w rokowaniach, opiniowanie projektów umów i porozumień,
• opiniowanie pod względem formalno-prawnym projektów aktów prawnych Rady i Prezydenta,
• opiniowanie pod względem prawnym umów cywilnoprawnych, umów międzynarodowych i porozumień administracyjnych zawieranych przez Prezydenta,
• przygotowywanie korespondencji procesowej oraz zastępstwo przed organami sądowymi i administracyjnymi,
• zapewnianie kobietom w ciąży opieki prawnej,

W zakresie kadr i szkoleń:

• prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta, z wyłączeniem kierowników szkół i placówek oświatowo – wychowawczych,
• prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,
• rekrutacja, w tym nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze oraz wolne stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych,
• zarządzanie zasobami ludzkimi w zakresie: organizacji praktyk zawodowych studentów szkół wyższych i uczniów szkół średnich na terenie Urzędu
• prowadzenie spraw z zakresu doskonalenia zawodowego pracowników tj. kierowanie pracowników na różne formy szkoleń,
• kontrola przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie,
• obsługa pracowników w zakresie odbywania podróży służbowych krajowych i kierowników podległych jednostek organizacyjnych-prowadzenie rejestru wydanych delegacji służbowych,
• współdziałanie z urzędami pracy w przedmiocie organizacji staży absolwenckich, robót publicznych i prac interwencyjnych,
• współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie prowadzenia spraw związanych z obsługą Pracowniczych Planów Kapitałowych,
• organizowanie służby przygotowawczej w Urzędzie,
• przestrzeganie Kodeksu Etycznego wprowadzonego Zarządzeniem Nr 12.2012 Prezydenta Miasta Skierniewice.

W zakresie technicznych warunków pracy:

1. zaopatrzenie materiałowo-techniczne, zakupy środków trwałych, wyposażenia i materiałów kancelaryjnych,
2. gospodarowanie środkami trwałymi, rzeczowymi i materiałami, drukami i pieczęciami,
3. prowadzenie spraw związanych z naprawą i konserwacją urządzeń i sprzętu,
4. administrowanie budynkami Urzędu oraz prowadzenie gospodarki lokalami Urzędu,
5. bieżące remonty związane z utrzymaniem stanu technicznego budynków Urzędu,
6. prowadzenie gospodarki magazynowej,
7. prowadzenie archiwum zakładowego i całości spraw związanych z jego funkcjonowaniem,
8. zapewnienie łączności telefonicznej oraz obsługi poligraficznej,
9. prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem w Urzędzie przepisów przeciwpożarowych,
10. prowadzenie gospodarki środkami transportu będącymi własnością Urzędu,
11. prowadzenie prenumeraty czasopism oraz wydawnictw fachowych,
12. przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
13. zapewnienie ochrony fizycznej i monitoringu obiektów Urzędu,
14. przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich, w przypadku niemożliwości doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania,
15. przyjmowanie i podawanie do publicznej wiadomości obwieszczeń o licytacji, ogłoszeń, informacji i zawiadomień od uprawnionych organów, instytucji publicznych
    i podmiotów, prowadzenie urzędowego rejestru ogłoszeń oraz potwierdzanie terminów publikacji stronom i podmiotom uprawnionym.

 

Referat Zamówień Publicznych

W strukturze Wydziału Organizacyjnego funkcjonuje:

Referat Zamówień Publicznych
ul. Rynek 1
tel 46 834-51-08

do zakresu działania referatu zamówień publicznych należy w szczególności:

• Przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w trybach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych na podstawie wniosków o wszczęcie postępowania złożonych przez komórki organizacyjne Urzędu, poprzez kompletowanie i weryfikowanie materiałów źródłowych właściwych komórek organizacyjnych Urzędu stanowiących podstawę do wszczęcia postępowania.
• Udzielanie pomocy merytorycznej w zakresie tworzenia Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).
• Udział w pracach komisji przetargowych i kontrola kompletności dokumentacji zamówienia.
• Prowadzenie i bieżąca aktualizacja bazy e-zamówienia w zakresie planu postępowań.
• Zapewnienie terminowego opublikowania informacji i ogłoszeń związanych z udzielaniem zamówienia w miejscach wskazanych w ustawie Prawo zamówień publicznych.
• Opracowywanie i wdrażanie przepisów wewnętrznych w sprawach dotyczących zamówień publicznych.
• Sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych w Urzędzie zamówień publicznych.
• Współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych w związku z udzielanymi w Urzędzie zamówieniami publicznymi.
• Przechowywanie i przekazywanie do archiwizacji dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych przeprowadzonych w Urzędzie.
• Wykonywanie nadzoru nad stosowaniem przepisów prawa o zamówieniach publicznych w Komórkach organizacyjnych i Samodzielnych stanowiskach.

 

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Dominik Grześkowiak 
Inspektor Ochrony Danych

tel.: +48 46 / 834 51 89 
mail: iod@um.skierniewice.pl

Do zakresu działania Inspektora Ochrony Danych należy w szczególności realizacja zadań dotyczących ochrony danych osobowych, wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

Do zadań Inspektora Ochrony Danych należy:

• Monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych;
• Opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz monitorowanie zasad w niej określonych;
• Informowanie administratora danych osobowych oraz pracowników przetwarzających dane osobowe o obowiązkach ciążących na nich na mocy przepisów o ochronie danych osobowych;
• Monitorowanie szkoleń osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych;
• Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miasta Skierniewice;
• Prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych;
• Udzielanie, na żądanie, zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych i monitoruje jej wykonanie;
• Przygotowywanie pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
• Prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
• Współpraca z organem nadzorczym;
• Opiniowanie projekty umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
• Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem.

 

Inspektor ds. bezpieczeństwa i higieny pracy

Ewa Zarębska
ul. Rynek 1
tel. 046 834-51-16, e-mail:

Do zadań Inspektora bhp należy pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:

• okresowa analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
• przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
• zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
• przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
• rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
• udział w dochodzeniach powypadkowych,
• doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.